|
(Externe) communicatie: vanaf de start staat of valt uw bedrijf ermee. U communiceert niet alleen met potentiële klanten, leveranciers en financiers, maar ook met instanties zoals de Belastingdienst en de gemeente waar u uw bedrijf gaat uitvoeren. Om de communicatie optimaal te laten verlopen, is het van belang dat u zorgt dat de bereikbaarheid van uw bedrijf goed is geregeld.
Bent u goed bereikbaar?
Telefoon
Zorg dat uw telefoon snel opgenomen wordt. Doet u dit niet, dan haken potentiele klanten snel af. Bent u niet bereikbaar, dan is een antwoorder of voicemail een optie. Niet iedereen zal dit overigens inspreken. veel mensen haken ook in dit geval af. Zorg dan dat u staat doorgeschakeld naar uw mobiel of naar een centrale.
Voor een relatief laag bedrag maakt u tegenwoordig gebruik van een telefooncentrale. Uw telefoon wordt professioneel opgenomen met een door u geinstrueerde boodschap en zonodig doorverbonden.
Steeds meer ondernemers volstaan met het hebben van een 06 nummer in plaats van een vast nummer. Dit komt de bereikbaarheid doorgaans ten goede. Toch geeft het hebben van een vast nummer, naast een mobiel nummer, potentiele klanten het gevoel met een gerenommeerd bedrijf te maken. Het is aan te raden beride te hebben.
Fax
Nog steeds wordt er in het bedrijfsleven veel gebruik gemaakt van faxen. Met name waar het gaat om officiele documenten als opdrachtbevestiging is de fax handig. Het is daarom aan te raden een faxnumer voorhanden te hebben.
E-mail
E-mailen is een volwaardige manier van communiceren geworden. Steeds meer communicatie gaat via e-mail. Facturen, sollicitatiebrieven, bestellingen, het wordt allemaal via e-mail verzonden. het is daarom van belang regelmatig uw e-mail te checken en snel op berichten te reageren.
Post
Verwacht u veel post, of heeft uw organisatie geen vast adres, dan is het wellicht handig een postbusadres te nemen. Deze kunt u aanvragen bij het postkantoor bij u in de buurt. Wanneer er hier geen plek meer is, wordt u doorverwezen naar het dichtsbijzijnde postkantoor of aangeraden te wachten. De wachtlijsten van een postbusnummer zijn vaak lang. Het kan soms enige maanden duren voordat u de bechikking krijgt over een postbus. Wanneer u eenmaal over een postbus beschikt, kunt ervoor kiezen deze zelf regelmatig te legen of de bezorgservice in te schakelen.
Uw bedrijfslokatie
Iedere ondernemer krijgt wel eens klanten, collega's, partners of relaties over de vloer (tenzij u altijd een afspraak op lokatie maakt). Zorg dat uw bedrijf goed te vinden is. Een goede routebeschrijving op uw website is hierbij aan te raden. Door de komst van de TomTom en de handigheid van o.a. Google Maps en 9292OV wordt het vinden van uw lokatie wel steeds eenvoudiger. Geef bij uw beschrijving ook aan waar er parkeergelegenheid in de nabijheid is.
TIP
Zorg dat u altijd uw visitekaartjes mee heeft. Ook als u niet voor uw bedrijf op pad bent. Met een visitekaartje is een contact snel gelegd!
TIP
Heeft u veel contact met veel verschillende relaties? Maak dan direct nadat u een afspraak heeft gehad aantekeningen van het gesprek. Noteer zakelijke dingen, maar ook wanneer er persoonlijke zaken ter sprake zijn gekomen, noteert u dit. Raadpleeg deze aantekeningen wanneer u deze relatie op een later moment weer spreekt. U kunt gericht aan het vorige gesprek refereren en geeft uw relatie blijk van interesse. |
