|
Geld innen kunt u op de volgende manieren doen:
1. per factuur
2. per incasso/machtiging
3. per accept giro
4. per betaalautomaat.
Hoe ziet mijn factuur er uit?
Een factuur de volgende informatie te bevatten:
| • |
de factuurdatum |
| • |
een uniek factuurnummer. Hoe de volgnummer eruit zien bepaald u zelf. Veel ondernemers kiezen voor een jaartal in combinatie met een volgnummer. Bijvoorbeeld 2007001, 2007002 etc. |
| • |
uw BTW-identificatienummer |
| • |
de naam en het adres van uw bedrijf |
| • |
de naam en het adres van uw klant |
| • |
het BTW-identificatienummer van uw klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW |
| • |
de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten |
| • |
de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan voorzover die verschilt van de factuurdatum |
| • |
de prijs exclusief BTW |
| • |
het te betalen bedrag aan BTW |
| • |
uw registratienummer bij de kamer van koophandel |
| • |
als er sprake is van toepassing van de margeregeling moet u dit aangeven op de factuur. Als er sprake is van een vrijstelling of levering aan een andere lidstaat van de EU moet u dit aangeven op de factuur.
|
Debiteurenbeheer, de juiste procedure:
Check uw klanten
Weet met wie u te maken heeft. Check nieuwe klanten omdat iedere nieuwe klant een verliespost kan betekenen. Bij de Kamer van Koophandel vindt u informatie over jaarrekeningen, BV-structuren, datum van oprichting en aantal medewerkers. Ook zoeken via Google, Betaalgedrag.nl het het Centraal insolventieregister levert vaak verassende resultaten op.
Algemene voorwaarden
Goede algemene voorwaarden kunnen veel problemen voorkomen.
De betalingstermijn
De gemiddelde betalingstermijn in ons land is dertig dagen.
Bellen
Bel rond de 20e dag van de betalingstermijn op en informeer of de zending naar wens is geweest en of de factuur klopt. Dat voorkomt latere discussies. Er zijn afnemers die eerst wachten tot de betalingstermijn bijna is verlopen en vervolgens gaan protesteren tegen de factuur. En terwijl de discussie loopt, wordt er nog steeds niet betaald.
Korting
Veel bedrijven geven korting als een afnemer eerder betaalt. Wat u ook kunt doen, is een paar procent van het factuurbedrag terugstorten als iemand te vroeg betaalt.
Herinnering sturen
Als de betalingstermijn eenmaal is verlopen, stuur dan na een paar dagen een herinnering. Bel om te controleren of de herinnering in goede orde is ontvangen. Komt er ook na de eerste herinnering geen respons, stuur dan na nog eens tien dagen een tweede herinnering uit.
Bellen
Na het sturen van een eerste of tweede herinnering is het verstandig om de debiteur te bellen om deze te attenderen op de betalingsachterstand. Sommer de kalnt in dit gesprek tot onmiddelijke betaling over te gaan. Indien u over een incassocontract met uw bank/Interpay beschikt kunt u ook een machtigingsformulier opstellen, zodat de klant het dezelfde dag nog kan betalen.
Aanmaning sturen
Is er nog niet betaald, stuur dan een aanmaning. Geef hierin aan dat, indien er nu nog niet betaald wordt, de vordering uit handen wordt gegeven en er extra (incasso- & administratie)kosten gerekend gaan worden. Een gebruikelijk verhoging is 15% van het te betalen bedrag met een minimum van 50 euro.
Tweede aanmaning sturen
Is er nog niet betaald, dan kunt u de incassoprocedure starten. Een incassobureau of jurist dient dit uit te voeren. Doorgaans wordt er nu nog een aanmaning met verhoging van het te betalen bedrag verzonden. Wanneer dit ook niet betaald is, stuurt men een ingebrekestelling. Dit is een laaste sommering tot betaleing alvorens de zaak doorverzezen wordt naar de gerechtsdeurwaarder (indien men hiervoor kiest). U incassobureau of deurwaarderskantoor kan u adviseuren of het in uw geval verstandig is een gerechtsprocedure te starten.
|
